| หนังสือเวียน ... ไม่เวียนหัว |
 |
 |
 |
| เขียนโดย man@dmin |
| วันพฤหัสบดีที่ 30 เมษายน 2009 เวลา 00:00 น. |
 มาสร้างหนังสือเวียนจาก เวิร์ดกันครับ..(ตอนที่ 1) เพื่อน ๆ หลาย ๆ ท่านคงเจอกับการส่งเอกสารถึงบุคคลหลาย ๆ คน... จากเรื่อง ๆ เดียวกัน เช่น หนังสือเชิญประชุม ต้องส่งให้กับผู้ร่วมประชุมสัก 100 คน หรือ หนังสือขอบคุณต้องส่งให้กับ ผู้ใจบุญสุนทานที่บริจาคทุนทรัพย์ให้หน่วยงานเรา สัก 1000 รายชื่อ..... โอว้ จอร์จ พิมพ์กันมือหงิกเลยครับ.... ผมเคยเห็น มีเจ้าหน้าที่บางฝ่ายนะ ... ไปถ่ายเอกสารมาเลยครับ (ต้นฉบับก็เว้นว่าง ในส่วนที่เป็นชื่อผู้ที่เราจะส่งไปให้ไว้) ... ถ่ายเอกสารมา 100 สำเนาก็ว่าไป ... แล้วก็ใช้พิมพ์ดีดมาพิมพ์ใส่ทีละชื่อ เพราะหากจะใช้เครื่องคอมพิวเตอร์พิมพ์ ก็กลัวใส่กระดาษไม่ตรงบรรทัด....
 เห็นแล้วก็อยากจะให้รางวัลพนักงานขยันกันไปเลยครับ.... แต่ไม่ดีกว่า ผมให้รางวัลเป็นการ "แนะนำ" วิธีทำ เรื่องยาก ๆ น่าเบื่อแบบนั้น ให้ง่าย ๆ ดีกว่าครับ.... ลองติดตามกันดูครับ1. ขั้นแรกเลยครับ ให้เพื่อน ๆ สร้างเอกสารขึ้นมาก่อน แล้วก็กดปุ่มคำสั่ง "แทรกตาราง" ดังภาพครับ .... ลองเลือกสร้างตารางขนาด 2x4 ตาราง (หมายถึง สองแถว กับ สี่สดมภ์ หรือ สี่คอลัมภ์ นั่นแหละครับ)
2. จะได้ตาราง 2x4 ให้เพื่อน ๆ กรอกข้อมูล ตามตัวอย่างนะครับ ..... แล้วก็บันทึก ไฟล์งาน เป็นชื่อ "word_data"..... อย่าลืมบันทึกนะครับ อันนี้สำคัญนักแล
 3. ขั้นต่อไปเราก็มาสร้างเอกสารหลักของเรากันครับ....หลังจากสร้างฐานข้อมูล รายชื่อผู้ที่เราจะเชิญแล้ว.... ให้เพื่อน ๆ สร้างเอกสารมาใหม่อีกหนึ่งไฟล์ ให้ชื่อไฟล์ว่า "หนังสือเชิญประชุม" นะครับ.... เอาเก็บไว้ใน folder เดียวกับ word_data นั่นแหละครับ จะได้หาง่าย ๆ หน่อย
 *** ส่วนที่สำคัญที่สุดที่เรา ต้องสนใจเป็นพิเศษ ก็คือ ตำแหน่งที่จะไปนำชื่อจากฐานข้อมูลจากไฟล์ "word_data" มาวาง ****
 5. จะปรากฎ แถบเมนู "จดหมายเวียน" ขึ้นมา ให้เพื่อน ๆ คลิ๊กที่ปุ่มคำสั่ง "เปิดแหล่งข้อมูล" เพื่อเปิดแหล่งข้อมูลที่เราได้สร้างไว้แล้ว ( word_data )
  6. เราจะเห็นที่ แถบเมนูจดหมายเวียน มีปุ่มคำสั่งที่เดิมสีเทาจาง กลายเป็นสีเข้มขึ้นมาอีกหลายปุ่มเลย .... แต่ทีนี้ให้เพื่อน ๆ วางเคอร์เซอร์ไว้ตรงตำแหน่ง หลังคำว่า "เรียน" เลือกคำสั่ง แทรกเขตข้อมูลผสาน ครับ ตามรูป
7. จะปรากฎหน้าต่าง แทรกเขตข้อมูลผสาน ขึ้นมา ให้เลือก เขตข้อมูล ยศ แล้วกดปุ่ม แทรก, ชื่อ แล้วกดปุ่ม แทรก, สกุล แล้วกดปุ่ม แทรก พอได้ครบแล้วก็ ปิดหน้าต่าง
 8. ใกล้ความจริงแล้วครับ เราจะเห็น เขตข้อมูล ยศ ชื่อ สกุล ที่เราเชื่อมโยงมาจากขอบเขตของฐานข้อมูลปรากฎให้เห็น.... แต่ยังมองไม่เห็นเป็นชื่อ ครับ .... ก็กดที่ปุ่ม "แสดงข้อมูลประสาน" ดังรูปครับ
 9. เป็นไงครับ ได้มาแล้ว รายชื่อทั้งหมด... ตามต้องการเลย
 10. ลองมาดูภาพโดยรวม...นะครับ สรุปแล้ว คือ
- เราสร้างฐานข้อมูลไว้ ไฟล์หนึ่งชื่อ "word_data"
- เราสร้างไฟล์เอกสารหลัก หนังสือเชิญประชุม มาอีกหนึ่งไฟล์ชื่อ "หนังสือเชิญประชุม"
- เราเชื่อมโยงสองไฟล์เข้าด้วยกัน โดย ไฟล์ชื่อ "หนังสือเชิญประชุม" ไปดึงข้อมูลมาจาก ไฟล์ "word_data" ( ตามภาพตัวอย่างสรุปครับ)
11. เพื่อน ๆ ลองเลื่อนตำแหน่งของแต่ละชื่อ (ระเบียน) ดูนะครับ.... มันจะมีจนครบ 5 ชื่อเลยครับ... ถ้ามี 100 หรือ 1000 มาก ๆ เราสามารถใส่ตัวเลข แล้วกดปุ่ม Enter ก็ได้ครับ แล้วจะไประเบียนที่ต้องการได้เลย...
 12 . สุดท้ายแล้วครับ... คือ ขั้นตอนพิมพ์เอกสารออกมา ... กดที่ปุ่มคำสั่ง ผสานไปยังเครื่องพิมพ์ครับ...จะปรากฎหน้าต่าง ขึ้นมาให้เลือก เราก็สามารถเลือกได้ 3 แบบ คือ
- เลือกพิมพ์ทั้งหมด
- เลือกพิมพ์ระเบียน (รายชื่อ) ปัจจุบันที่เราเลื่อนอยู่ในตำแหน่งที่ชี้อยู่ เช่น ตัวอย่าง ก็คือ รายการที่ 3 ร.ต.สมปอง สายสมร
- เลือกพิมพ์ จาก ระเบียนที่.... ถึง.... ถ้ามีหลายรายการ เราต้องการพักเครื่องพิมพ์บ้าง เราอาจเลือกช่วงที่จะพิมพ์ได้ คือ พิมพ์ทีละ 20 ก็เป็น จาก 1 ถึง 20 พอเสร็จ ก็สั่งอีก เป็น 21 ถึง 40 ...... ไปเรื่อย ๆ เป็นต้น
|
| แก้ไขล่าสุด ใน วันพฤหัสบดีที่ 16 กันยายน 2010 เวลา 11:06 น. |
